Wat kost maatwerk software laten maken? Dit bepaalt de prijs

"Wat kost dat nou, software laten maken?" Het is meestal de eerste vraag die we krijgen. Logisch, want je wilt weten waar je aan begint. Het eerlijke antwoord is: dat hangt ervan af. Maar met alleen dat antwoord heb je niks. In deze blog leggen we uit waar de prijs van maatwerk software door bepaald wordt, wat je ongeveer kunt verwachten en hoe je voorkomt dat een project uit de hand loopt.

Waarom er geen vaste prijs per stuk software bestaat

Een website kun je nog redelijk vergelijken: een paar pagina's, een contactformulier, misschien een webshop. Software is anders. Het ene systeem is een slimme invultool voor je buitendienst, het andere een compleet klantportaal met koppelingen naar je boekhouding en planning. Allebei heten ze "maatwerk software", maar het verschil in werk is enorm.

Software laten maken lijkt daarom meer op een huis laten bouwen dan op een auto kopen. Je betaalt niet voor een product uit de showroom, maar voor de uren die nodig zijn om precies te bouwen wat jij nodig hebt. Hoeveel uren dat zijn, hangt af van een paar factoren.

De vijf factoren die de prijs bepalen

1. Hoeveel het systeem moet kunnen

De belangrijkste factor is de omvang. Hoeveel schermen, gebruikersrollen en handelingen heeft het systeem? Een tool waarmee medewerkers een checklist invullen en een rapport versturen, is overzichtelijk. Een platform waarin klanten inloggen, offertes aanvragen, documenten tekenen en facturen inzien, is een heel ander verhaal.

2. Koppelingen met andere systemen

Nieuwe software staat zelden op zichzelf. Meestal moet hij praten met je CRM, ERP, boekhoudpakket of webshop. Elke API-koppeling kost werk, en hoeveel hangt sterk af van het andere systeem. Een pakket met een goed gedocumenteerde API is snel gekoppeld. Een verouderd systeem zonder API vraagt soms om een omweg.

3. Hoe complex de logica is

Sommige software doet vooral gegevens opslaan en tonen. Andere software rekent, plant, controleert regels of neemt beslissingen. Bij Jigler zit bijvoorbeeld achter iedere plaatsing rekenwerk en regelgeving. Hoe meer van dat soort logica, hoe meer tijd het bouwen en vooral het testen kost.

4. Eisen aan beveiliging en privacy

Werkt de software met klantgegevens, financiele informatie of medische data? Dan komen er eisen bij: rollen en rechten, logging, versleuteling en aandacht voor de AVG. Dat is geen luxe, maar het is wel werk dat je in de begroting terugziet.

5. Beheer na de oplevering

Software is nooit af. Er komen updates van de onderliggende techniek, beveiligingslekken die gedicht moeten worden en wensen die er pas bij gebruik bijkomen. Denk daarom niet alleen aan de bouwkosten, maar ook aan hosting en onderhoud. Hoe dat geregeld is, leg je vast in een SLA. Dat dit geen theorie is, liet het PHP-lek van 21 oktober zien.

Wat kun je ongeveer verwachten?

Om je toch een gevoel te geven: een kleine tool of een enkele koppeling begint in de markt vaak bij enkele duizenden euro's. Een webapplicatie met meerdere rollen, koppelingen en eigen logica loopt al snel in de tienduizenden. Een groot platform dat een kernproces van je bedrijf draagt, kan daar ruim boven zitten.

Dat is een brede bandbreedte, en dat is ook eerlijk. Wie je zonder gesprek een vaste prijs belooft, weet niet wat je nodig hebt, of rekent een flinke marge voor het onbekende.

Duur is relatief: zet het af tegen wat het oplevert

De vraag "wat kost het?" is maar de helft van het verhaal. De andere helft is: wat kost het nu om het niet te doen? Rekenvoorbeeld: drie medewerkers die elk een uur per dag gegevens overtypen tussen systemen, is zo'n 15 uur per week. Op jaarbasis zijn dat ruim 700 uur, nog los van de fouten die bij overtypen ontstaan.

Software die dat werk overneemt, verdient zich dan vaak sneller terug dan je denkt. Daarom kijken we bij elk traject eerst naar het proces: waar loopt het nu vast, en wat levert het op als dat verdwijnt?

Zo houd je de kosten onder controle

• Begin met het probleem, niet met de oplossing. Beschrijf welk proces je wilt verbeteren en waar het knelt. Een goede bouwer vertaalt dat naar de kleinste oplossing die werkt.
• Start met een eerste versie. Bouw eerst de kern die het meeste oplevert en breid daarna uit op basis van echte ervaring. Zo betaal je niet voor functies die achteraf niemand gebruikt.
• Werk in fases met een duidelijke inschatting per fase. Dan weet je na elke stap waar je staat en kun je bijsturen.
• Kies technologie die je niet vastzet. Gangbare, goed onderhouden techniek maakt het later makkelijker om uit te breiden of over te dragen.
• Reken beheer vanaf het begin mee. Een systeem dat na twee jaar niet meer veilig is, is uiteindelijk het duurste systeem.

Maatwerk of toch een standaardpakket?

Maatwerk is niet altijd nodig. Bestaat er een standaardpakket dat je proces voor 90 procent dekt, dan is dat vaak de slimste keuze, eventueel aangevuld met een koppeling. Maatwerk wordt interessant als een pakket te omvangrijk is, net niet aansluit op hoe jij werkt, of als de oplossing die je zoekt simpelweg nog niet bestaat. Bij Cobee en Callab was dat precies het geval.

Twijfel je? Ook dan helpt een gesprek. Soms is het antwoord een slimme webapplicatie, soms een koppeling tussen systemen die je al hebt, en soms gewoon een beter ingericht pakket.

Benieuwd wat het voor jouw situatie kost?

Een betrouwbare prijs begint bij een goed gesprek over je proces. Daarin brengen we in kaart wat je nodig hebt, wat je al hebt en wat het moet opleveren. Daarna krijg je een concrete inschatting, per fase. En die eerste kennismaking is gewoon van het huis. Neem contact op of bekijk eerst onze cases.